OKR, o que é e como aplicar no Comércio Exterior?

Muitos não sabem o que é OKR, mas fazem metade dele ao menos uma vez por ano.

Mais precisamente no último dia do ano, enquanto contemplam fogos de artifício, abraçam a família, tomam banhos indesejados de espumante e pulam sete ondinhas.

Ler mais livros, fazer exercícios, viajar com a família para Disney, Buenos Aires ou Europa enfim, todos aqui já estabeleceram metas no réveillon – que morreram antes mesmo do carnaval.

Mas eles morreram por faltar aplicar a outra parte do OKR… sério, para fins pessoais esse texto bastará. Contudo, como estamos falando de Comércio Exterior, com o texto vou lhe explicar o que é OKR e dar bons exemplos práticos paraaplica-lo em nosso ramo e nas Importações.

O que é OKR?

Photo by Startaê Team on Unsplash

(…)OKR, sigla para Objectives and Key Results (Objetivos e Resultados-Chave, em português) é um protocolo colaborativo de definição de metas para empresas, equipes e indivíduos.

Avalie o que importa – John E. Doerr

Ao nos depararmos com estas siglas e palavras em inglês pensamos ser algum termo da moda no momento, porém não é o caso aqui.

O termo foi cunhado na década de 70 por Andy Grove, quando ele trabalhava na Intel. O livro mais popular sobre o assunto foi escrito por John E. Doerr, que também trabalhou na Intel, em que ele relata como aplicou a metodologia OKR na Google em 1999.

Pois é, se você tinha idade e acesso à internet nesse ano vai lembrar que pesquisávamos apenas no Cadê, Aonde ou Altavista.

Uma metodologia de gestão que ajuda a garantir que a empresa concentre esforços nas mesmas questões importantes em toda a organização.

Avalie o que importa – John E. Doerr

Sabendo os objetivos e como alcançá-los, alguns dos benefícios de utilizar OKR são:

  • Melhora no alinhamento e comunicação entre setores e hierarquias;
  • Aumento do foco ao aplicar as energias nos objetivos;
  • Maior transparência entre colaboradores e setores;
  • Estímulo à maior produtividade e prática das culturas da empresa.

Melhorar o alinhamento e comunicação reduz conflitos e o vício de pensar apenas em si mesmo; quando se tem foco nos objetivos aprende-se a ignorar o desnecessário; com transparência reduz-se a desconfiança e todas asresponsabilidades passam a ter dono; e, diante de todas estas qualidades, conquista-se uma boa produtividade (que vai além de se preocupar com as metas) e a genuína preocupação por parte dos colaboradores de exercerem a cultura da empresa.

Mas não se deslumbre com OKR.

Antes de continuarmos, note que as palavras metodologia e protocolo estão em negrito, isso quer dizer que OKR é uma ferramenta e ela sozinha não vai resolver os problemas de sua empresa – independentemente do nível que deseje aplicá-la (empresarial, setorial ou individual).

É necessário haver um ambiente de trabalho agradável, lideranças que inspirem, colaboradores com soft skills desenvolvidas e estratégia na execução.

A estrutura de um OKR.

A estrutura de um OKR é divido em Objetivo e Resultados-Chave.

Objetivos são aquilo que você deseja alcançar, a direção, eles costumam ser abrangentes ou abertos, ao contrário dos Resultados-Chave, que são a forma de mensurar o alcance deste objetivo.

Resultados-Chaves devem ser mensuráveis, no final, você deve conseguir olhar, sem argumentação, se conseguiu ou não fazer isso, sim ou não. Simples, sem julgamentos.

Andy Grove (Livre tradução)

Importante dizer, um Objetivo pode, e muitas vezes deve, ter mais de um Resultados-Chave, a menos que ele seja muito específico e simplório.

E dentro de cada Resultado-Chave será necessário determinar as tarefas/ações a serem executadas para alcançá-lo.

Em suma, cada OKR será estruturado como abaixo:

  • Objective = Objetivo, sigla “O”
  • Key-Result = Resultado-Chave, sigla “KR”
  • Plan = Tarefa, ação, plano… Chame como fizer mais sentido.
Peguei essa imagem do blog de um trilheiro, só para vermos como é possível aplicar na vida pessoal.

Exemplos de como aplicar OKR no Comércio Exterior.

Agora que entendemos o que é OKR e sua estrutura, podemos conferir alguns exemplos de aplicação, tanto em nível pessoal quanto setorial.

Os subtítulos abaixo serão os Objetivos e apresentarei algumas ideias de Resultados-Chave e Tarefa…. ah, por favor, note que são exemplos que têm a finalidade de inspirar você a estudar mais sobre o tema e desenvolver os seus próprios para aplicar em sua empresa, setor ou pessoalmente.

Objetivo: Criar um Departamento de Qualidade para aumentar a eficiência operacional.

  • KR1 – Contratar Consultoria até o dia X
  • Tarefa – Buscar referências e realizar reunião com as cotadas
  • Tarefa – Cotar com 5 empresas
  • KR2 – Conseguir certificação ISO 9001 até X
  • Tarefa – Contratar especialista para o novo departamento (com ajuda da consultoria)
  • Tarefa – Treinar internamente colaboradores
  • Tarefa – Adquirir software para a gestão

Neste exemplo, cada KR e tarefa será executado de forma cronológica e as datas determinarão o sucesso da criação do departamento de forma funcional.

Afinal não adianta apenas contratar o profissional e querer que traga resultados, sem haver estrutura.

Foi também determinado datas, mas evidente que a falta de conhecimento no assunto, pode ser necessário alterá-la para algo dentro do possível.

Objetivo 1: reduzir os custos de venda no varejo dos produtos importados.

  • KR1 – Iniciar negociações com 2 novos exportadores.
  • Tarefa – Pedir amostra.
  • Tarefa – Negociar condições de entrega e pagamento.
  • KR2 – Embarcar mais FCL que LCL.
  • Tarefa – Negociar preço com os exportadores (aumento de volume).
  • Tarefa – Negociar valores FCL com nosso porto/terminal alfandegado de preferência.

No exemplo acima, ao comparar seus produtos com a concorrência, concluiu-se que é necessário reduzir os custos de Importação.

Como estratégia para os Resultados-Chave, foi determinado analisar a parte Comercial, procurando novos fornecedores, e a Logística, ao explorar mais o embarque Full Container (FCL), que permite um volume maior de produtos.

Objetivo 2: aumentar o engajamento entre colaboradores e diferentes setores.

  • KR1 – Criar o Clube da Leitura, para conversar mensalmente sobre um livro.
  • Tarefa – Encontrar interessados.
  • Tarefa – Determinar o primeiro líder do grupo (muda mensalmente).
  • Tarefa – Escolher o primeiro livro.
  • KR2 – Aulas de inglês dentro da empresa, 2x na semana.
  • Tarefa – Encontrar interessados.
  • Tarefa – Avaliar o nível de inglês dos interessados.
  • Tarefa – Contratar professor.
  • KR3 – Aniversariantes do mês.
  • Tarefa – Fazer sempre num dia surpresa.
  • Tarefa – Conferir restrições alimentares dos colaboradores.
  • KR4 – Criar 2 atividades mensais fora do escritório.
  • Tarefa – Coletar ideias com os colaboradores, o que eles gostam de fazer?
  • Tarefa – Fazer votação das ideias mais interessantes.
  • Tarefa – Criar KR para cada atividade.

De fato, que me empolguei aqui!

Mais importante que gastar criando uma sala com puffs, mesas de sinuca e videogames para a empresa, criar atividades são mais simples, menos custosas e geram aproximação entre os colaboradores.

Além disso, não adianta comprar um videogame, se os colaboradores sequer sabem quem é o Mário ou o Sonic.

Objetivo 3: Aumento fora da média das vendas

  • KR1 – Marketing – Fazer duas campanhas de anúncio nas Redes Sociais.
  • Tarefa – Impulsionar o alcance com publicações patrocinadas.
  • Tarefa – Elaborar conteúdo em artigos e vídeos.
  • Tarefa – Entregar o contato dos novos Leads ao Comercial.
  • KR2 – Comercial – Campanha 1, reduzir margem de lucro em 5% por 15 dias.
  • Tarefa – Avisar os clientes atuais por telefone e e-mail.
  • Tarefa – Pedir aos clientes atuais para seguir nossas redes sociais.
  • Tarefa – Ligar para os novos Leads captados pelo Marketing.
  • KR3 – Comercial – Campanha 2, reduzir margem de lucro em 20% para produtos há mais de 30 dias no estoque, por 5 dias.
  • Tarefa – Avisar os clientes atuais por telefone e e-mail.
  • Tarefa – Pedir aos clientes atuais para seguir nossas redes sociais.
  • Tarefa – Ligar para os novos Leads captados pelo Marketing.

Aqui vemos um exemplo de OKR para uma empresa que deseja expandir sua participação no mercado através do aumento de vendas e captação de novos leads em determinado período.

Para alcançar esse objetivo, os Resultados-Chave foram divididos por setor, naturalmente que os setores Marketing e Comercial deverão trabalhar em conjunto para alcançar seus KR.

Objetivo 4: Aprender inglês para falar por telefone com os compradores da Europa.

  • KR1 – Aulas 2x por semana a partir de semana que vem.
  • Tarefa – Fazer teste em plataformas online.
  • Tarefa – Se eu não gostar, buscar indicações de professores na região com amigos e colegas.
  • KR2 – Assistir todas as quintas um filme em inglês, com legendas em inglês
  • Tarefa – Assistir sozinho!
  • Tarefa – Pesquisar palavras que não entendi durante o filme.
  • KR3 – Assistir no sábado à tarde, 2 episódios de um seriado em inglês, com legendas em inglês.
  • Tarefa – Assistir sozinho!
  • Tarefa – Depois do quinto episódio, tentar assistir sem legendas.
  • KR4 – De segunda a sexta ouvir 10 minutos de música em inglês no horário do almoço, acompanhando as letras.
  • Tarefa – Escrever em inglês o que eu entendi sobre a letra da música.
  • Tarefa – Explicar em inglês o refrão.

Todos sabemos a importância desse idioma no Comércio Exterior, assim sendo, entendo que este OKR pode ser aplicado pessoalmente ou como um grupo de atividades para melhorar o idioma dos colaboradores.

Se a necessidade está em praticar a pronúncia e a conversação, é de fato necessário fazer aulas, quanto ao vocabulário e “ouvido”, filmes, séries e músicas vão ajudar.

E mesmo alguém que já tenha o inglês bem desenvolvido, é importante ter hábitos com intuito de manter a qualidade – já contei nesse texto quais são os meus.

Com toda certeza, seguindo rotinas simples como estas, seu inglês poderá estar bem melhor depois de 6 meses.

OKR precisam ser acompanhados!

Foto de Lukas no Pexels

Não adianta definir o Objetivo se não for feito o acompanhamento do trabalho efetivamente realizado em prol de alcançar os Resultados-Chave.

Da mesma forma que são realizadas reuniões sobre o andamento dos departamentos, é preciso acompanhar, em ciclos curtos, o progresso e correção dos erros das KR, bem como as atualizações regulares para ganhar visão e insights.

Sugestão de leitura: Avalie o que Importa, John Doerr.

Não sou especialista no assunto, mas já apliquei OKR nos setores de Comércio Exterior nas empresas em que trabalhei, e aplico atualmente como empreendedor, e sempre que realizei com o devido acompanhamento, tive avanços profissionais e, o melhor de tudo, mensuráveis.

Portanto, fica a sugestão de leitura para aprofundar o conhecimento e aplicar a metodologia com sucesso.

E você amiga(o)?

Ficou claro o que é OKR? Costuma criar KR para seus Objetivos de ano novo? Já aplicou para si mesmo ou no setor em que trabalha? Conte-nos sua experiência e exemplos nos comentários!

Este artigo foi escrito para a Prime Internacional e foi originalmente publicado em seu blog.

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