A busca pela redução de custos no Comércio Exterior é eterna, ela está presente em… saber que não se decide pelo LCL apenas pelo frete, que planilhas não conseguem otimizar tudo e que trabalhar mais horas no dia não é sinônimo de produtividade.

Mas é possível também reduzir custos na forma como você trata seus prestadores de serviço, e as empresas do Comex deveriam se interessar muito por isso.

Portanto, considerando que (no momento) estou longe das operações (pelo menos diretamente), somado ao que ouço de reclamação por parte de conhecidos que atuam na área, levantei algumas dicas que podem ser aplicadas por qualquer perfil de importador ou exportador.

Algumas dicas de como ser um bom cliente no Comércio Exterior.

Pelo bem do seu networking e saúde mental, comece não sendo um cliente idiota, pois sei que para quem ‘manda’ quem vai fazer o despacho aduaneiro, o frete internacional ou qual porto irá manusear sua carga, a tentação é grande.

Contudo, assim como mencionei no texto linkado acima, as sugestões abaixo se encontram muito mais na categoria Soft Skills.

Claro que as Hard Skills são importantes, há tempos que falo e ainda falarei muito delas, mas é preciso buscar equilíbrio entre ambas.

Pare de tratar todos os seus processos com urgência.

Tem cliente no Comércio Exterior que quando digita a letra U o autocompletar do teclado sugere a palavra URGENTE.

Esta é uma palavra que deveríamos ver raramente nos tópicos de e-mail, contudo, não são poucos os clientes que banalizam seu uso.

Por que isso aumenta seu custo?

Basta esta palavra estar presente no assunto do e-mail para lhe ofertarem fretes mais caros, carregamento prioritário e qualquer outro serviço que tenha um custo extra em razão DA SUA urgência.

E, francamente, os prestadores de serviço não estão errados! Você disse que era urgente, que a fábrica ia parar e pipipi-pópópó…

Apesar disso gerar uma receita maior, a verdade é que, à medida que se dão conta de que para certo cliente a palavra ‘urgente’ é tão comum quanto tomar um cafezinho no Comércio Exterior, eles vão cobrar este extra da urgência, mas não vão tratar seu processo como tal.

Com certeza no meio dessa penca de urgentões, há produtos que chegaram voando (alguns literalmente) para depois mofarem no seu almoxarifado por 30 ou 60 dias.

Sugestão.

Se todo processo é urgente, naturalmente que este é um sério sintoma de que sua cadeia de suprimentos precisa de atenção e não é neste artigo que vou lhe dizer o que fazer.

Ou você adquiriu essa mania feia com algum colega ou superior que trata tudo dessa forma, igual a turminha que fica metendo palavrinha em inglês numa conversa em português.

Enfim, crie o hábito de trabalhar com datas e valores, ao invés de chamar de Urgente.

Urgente é adjetivo, coisa que não combina com Logística.

Igual àquela tua amizade que escreve “já tô chegando”, mas na verdade acabou de entrar no banho.

Não interrompa os prestadores de serviço (ou qualquer pessoa!) à toa.

Sabe o que é pior que um cliente que trata todo processo como urgente? Um cliente sem-noção que, ao contratar uma empresa do Comércio Exterior para realizar UM PROCESSO, acha que o profissional dela se tornou um assistente 24 horas.

E, para fazer bom uso de seu novo Consigliere, ele deixa de utilizar o cérebro para perguntar qualquer coisa a qualquer hora e, claro, por telefone ou qualquer outro meio que permita uma resposta imediata.

Afinal, na cabeça desse cliente ele provavelmente pensa:

”Onde já se viu meu Consigliere do processo de 100kg e CIF 1k bidens não me responder imediatamente? Tô pagando por isso!”

Por que isso aumenta seu custo?

Creio que interrupções desnecessárias são um dos maiores problemas de trabalhar com Comércio Exterior, sem contar que, de acordo com esta matéria sobre interrupção no trabalho , nós levamos, em média, 23 minutos e 15 segundos para voltar à mesma atividade.

Portanto, além de suas interrupções colaborarem para que seu despacho aduaneiro não seja realizado no dia da presença de carga, você estará ajudando para aumentar as chances de erro.

Nem preciso linkar estudos aqui, todos sabemos que erramos mais quando nos tiram da concentração. Inclusive esse é um dos meus argumentos para o fato de que escritórios de Comércio Exterior sem baias ou paredes sejam menos produtivos (papo para outra hora).

E esse seu Consigliere não vai sair de graça, as empresas sabem mensurar quando um cliente está consumindo mais tempo de seus colaboradores do que o normal e: ou isso será cobrado nos processos seguintes, ou eles te demitirão como cliente, de tão chato que você é.

Sugestão.

Assim como com a palavra Urgente: tenha bom senso, ligue para seus prestadores de serviço somente quando realmente necessário.

Claro que existem assuntos que são resolvidos com mais rapidez pelo telefone, mas tente padronizar o horário de suas ligações (não urgentes), isso fará bem para a produtividade do seu prestador de serviço e para a sua também.

Mantenha seus prestadores de serviço informados.

Aprendi essa de uma péssima maneira.

No estaleiro onde atuava, uma placa eletrônica de algum sistema (que nem lembro mais o nome) havia queimado e precisei importar uma nova da Alemanha.

Cotei o frete aéreo na quarta e fechei no mesmo dia com um agente de carga novo que estava indo bem. Instrução de embarque enviada, iriam coletar na quinta para embarcar na sexta e chegar em tempo.

Tudo ocorreu bem na quinta e senti que podia curtir o feriado da sexta sem preocupação.

Por que isso aumenta seu custo?

O feriado na sexta era municipal e estava em outra cidade nesse dia.

Eu trabalhava sozinho na importação e havia esquecido de avisar ao agente de carga sobre o feriado local e passar o meu número de celular para ele.

Ocorreu um problema no embarque na sexta (Lei de Murphy, se não tivesse feriado não aconteceria!) que precisava do meu ‘de acordo’ na alternativa que era mais cara, mas que respeitaria o prazo que pedi.

Quando eles conseguiram me ligar já era tarde, mas, por sorte, o custo extra não era tão alto e eles haviam decidido por conta própria seguir nessa opção.

Sugestão.

Rotina e Comex são duas palavras difíceis de vermos na mesma frase, MAS, mesmo assim, sempre avise aos envolvidos nas suas operações de Comércio Exterior sobre qualquer mudança a respeito de:

• Férias, feriado, afastamento por qualquer motivo.
• E-mail, telefone, endereço.
• Emissão de NF, data de pagamento.
• Horário de funcionamento.

E avise com antecedência, aprenda com o meu erro acima!

Dê Feedback (especialmente para elogiar).

Gostamos de dinheiro, de embarcar no prazo, de registrar a DI no Canal Verde (zoeira), de ver a carga chegar antes do prazo, mas é questão de tempo para que isso não seja mais o suficiente.

Todo mundo precisa de reconhecimento. E, se não insistíssemos no papo de adolescente-rebelde que diz que não precisa de ninguém, receber elogios não nos deixaria tão encabulados e saberíamos como reagir. Talvez soubéssemos, se isso fosse frequente.

Eu que já publiquei quase 120 artigos aqui na rede ainda me animo quando vejo as curtidas, e muito mais com os comentários e compartilhamentos.

Me sinto reconhecido!

Assim como é importante apontar o que é preciso melhorar, o que pode nem ser um defeito e sim uma personalização para facilitar sua vida.

Por que isso aumenta seu custo?

A falta de feedback nos faz crer, inicialmente, que está tudo certo, mas caso passe o dia incomodando seus prestadores de serviço sem nunca ser capaz de reconhecer ou elogiar (já que trabalha com eles há um bom tempo), aí você precisa mesmo é trabalhar sua empatia pois, como no assunto urgência, a motivação para lhe atender com efetividade com certeza vai despencar.

Mas o pior para você vai ser ter que mudar de prestador de serviço porque nunca se dignou a ter conversado com o atual enquanto ele lhe atendia.

O que, além de ser um comportamento, no mínimo, de FDP desagradável, exigirá de você toda uma energia e custo para que uma nova empresa se adeque às suas necessidades.

Sugestão.

Além do feedback, lembre-se de fazer isso constantemente, de forma proporcional à quantidade de processos.

Solicite Feedback.

Acha mesmo que só seus prestadores de serviço têm algo a melhorar? Comércio Exterior é um grande trabalho em equipe e a perspectiva deles é excelente para lhe ajudar a melhorar também.

Isso, lógico, desde que solicite com humildade e tenha dado o seu feedback a respeito deles também (como mencionei acima), não adianta pedir algo tão importante sem ter oferecido primeiro.

Por que isso aumenta seu custo?

Porque o problema/gargalo/culpa pode ser você.

Ser cliente não significa ter sempre a razão, não importa se você tem três décadas de Comércio Exterior: as coisas mudam e evoluímos para errar em outros assuntos.

Além disso, talvez uma única sugestão de melhoria, que irá tornar mais fácil o trabalho de um prestador de serviço, pode ser uma ótima ideia para otimizar o seu lado.

Sugestão.

Depois de receber o feedback, agradeça, reflita e faça bom uso daquilo que for útil.

Pague em dia.

Importações e exportações possuem custos que precisam ser pagos muito antes da operação gerar alguma receita, por isso o planejamento da operação não diz respeito apenas a logística e valores, mas também ao seu fluxo de caixa.

E é quando falta dinheiros que normalmente os clientes ruins começam a tratar os prestadores de serviço como trouxas ou banco… ou os dois.

Por que isso aumenta seu custo?

Porque não pagar em dia compromete o fluxo de caixa dos seus prestadores de serviço, que também precisam pagar outras empresas, o que compromete os ganhos previstos e a confiança deles a seu respeito.

E isso não vai sair de graça, as empresas do Comércio Exterior não são ONG de caridade para cobrir prejuízos causados por clientes.

Sugestão.

É preferível negociar prazos e formas de pagamento do que prometer uma data maravilhosa e não cumpri-la, sem contar que existem diversos benefícios em ser um bom pagador na importação.

Conclusão: bons clientes são previsíveis.

Quando um cliente é previsível, podemos confiar na sua cadeia de suprimentos, sabemos que ele vai ligar somente quando necessário, que pagará conforme acordado, que, se o serviço não estiver bom, ele vai dizer o quanto antes e, quando estiver muito bom, lembrará de elogiar também.

Um Comex com clientes assim é quase uma utopia, mas existem.

E estes são diferentes dos clientes filhos-do-caos, cuja única previsibilidade que nos dão é a de que sofreremos constantemente de azia, ansiedade e ranço…

E você, amiga(o)?

Gostaria que seus clientes lessem essas dicas? Você tem mais clientes previsíveis ou mais filhos-do-caos? Que outras dicas podemos mencionar? Compartilhe comigo e com os demais nos comentários!

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Desde 2007 atuando no comércio exterior e importação, decidi aliar meu amor pela escrita para ensinar e discutir sobre essa carreira que tanto aprecio, mas de forma simples e bem humorada.

Pois a leitura não precisa ser um fardo para ensinar.

E o que começou como hobby, me rendeu a oportunidade de escrever e palestrar para empresas do ramo como: Gett, Conexos, Allog, Cheap2ship, Mainô, Cronos, DC Logistics, Amtrans, Interfreight, Logcomex, Grupo Trust, Dati, Conexo, Inova Despachos, entre outras.

O hobby virou 2º emprego e hoje é o 1º, pois além de textos, palestras e consultorias, iniciei um podcast chamado Invoice Cast e no final desse mesmo ano, fundei com mais dois amigos uma agência focada em Comércio Exterior, a Invoice Content.

Tá afim de trocar uma ideia comigo? Me chama aí!