Quando começar um Setor de Importação dentro da empresa?

Já conversamos sobre quais experiências buscar num profissional de importação e vimos como é difícil dar o primeiro passo, tamanha são as dúvidas de quando começar o Setor dentro da empresa que não tem o Comércio Exterior como principal atividade.

Como saber a hora certa? Há volume de trabalho para justificar? Será viável? E como fica a relação com meu despachante aduaneiro ou trading company?

O assunto gera muitas perguntas e o conhecimento abaixo ajudará a responder.

Sintomas de que está na hora de começar o seu Setor de Importação.

Antes de analisarmos financeiramente, é importante refletir se algum desses sintomas estão lhe ocorrendo, pois se estiverem, eles também são capazes de prejudicar seu bolso.

Dar mais atenção para a importação do que o negócio da sua empresa.

Normal, porque sabemos que Comércio Exterior é tenso.

Um dos motivos é porque quando a operação começa, queremos estar a par de tudo para evitar qualquer erro que possam elevar os custos.

A não ser que o dólar caia forte durante a operação, mas ninguém está contando com isso no momento…

Vamos nos adaptando igual o Seu Darwin aconselha.

Associado a essa preocupação com a dificuldade que seres humanos têm de delegar funções, você acabará se afastando da função que sua empresa exige de você para que ela própria funcione.

Justo aquilo que reconhecem que você manda bem, que é o diferencial do seu trabalho/produto/serviço/atendimento… portanto, se deixar isso de lado, será só mais um na concorrência.

Não tem tempo para negociar e buscar redução de custos.

Como você está preocupado demais com a operação e usando apenas o que sobra do tempo para cuidar de seu negócio, provável que esteja também abdicando de encontrar meios de reduzir o custo nas próximas operações.

E não é devido ao perigoso comodismo, mas porque não sobra tempo para receber outras empresas do Comércio Exterior, tampouco negociar ou estudar com as que trabalha.

Está terceirizando toda a operação sem analisar a qualidade do trabalho.

Somado ao desespero da falta de tempo com a subestimação do trabalho dos envolvidos na importação, acabará por terceirizar todos os detalhes:

  • – Qual a NCM? – Fala com meu contador.
  • – Já cotou o frete internacional? – sem tempo, cota para mim?
  • – Quem vai transportar o contêiner até seu armazém? – Sei lá, escolhe um bom caminhoneiro aí.
Longe de mim acusar, mas acho que tem algo desproporcional aí.

Essa terceirização da terceirização é a adição de mais ouvidos no telefone sem fio de sua operação que, além de dificultar a comunicação e resultar gerar custos maiores, dificilmente se dedicará com o mesmo afinco que teria se fosse contratado pelo importador.

 Seguindo o exemplo do transporte de contêiner acima:

Quem você acha que a transportadora se preocupa mais em atender bem, o despachante, que não é o dono da carga, ou o importador?

Quando, portanto, é viável começar o Setor de Importação na empresa?

NY Times – Nem muito cedo, nem tarde demais

Os sintomas são uma análise válida, mas além disso, é preciso ainda justificar a contratação provando a necessidade com números para seu superior, sócios ou para seu fluxo de caixa.

O Setor de Importação vai inicialmente encarecer suas despesas fixas, mas se trata de um investimento e o tempo de retorno dele dependerá principalmente de:

(1) Volume de processos.

Não podemos generalizar se um volume é grande ou não apenas pela quantidade, por exemplo: uma importação marítima, de carga perigosa que precisa de anuência pré-embarque, demanda mais trabalho que 20 embarques aéreos, de produtos não perigosos e que não requerem anuência.

Por isso que 20 processos/mês pode ser pouco ou muito para seu primeiro profissional do Setor de Importação assumir.

É preciso encontrar o equilíbrio nas médias de processos, a baixa quantidade resulta num Setor de produção ociosa, mas cuidado para que não estejam frequentemente sobrecarregados para que, além de evitar adentrarem na sociedade do cansaço, este Setor consiga:

(2) Redução de custos nas importações.

Naturalmente que tirando toda ou a maioria das funções de importação dos seus ombros, você e seu novo Setor conseguirão reduzir custos por estarem trabalhando naquilo que têm experiência.

Mas é importante que, conforme o Setor se integre e entenda sua operação e produtos, tenha tempo para realizar outras funções além do operacional de importação, como:

  • Analisar os custos previstos e cobrados;
  • Negociar com vendedores e envolvidos na importação;
  • Fazer reuniões para alinhar o atendimento;
  • Procurar soluções para problemas recorrentes; e
  • Pesquisar legislação pertinente.

Pois são com estas atividades que se torna possível reduzir os custos fixos da importação, economizando por processo, por exemplo, R$100 no despacho aduaneiro, R$150 no frete internacional e R$200 com uma área alfandegada mais barata, vai refletir severamente no seu volume de processos.

Não se preocupe, seu profissional vai encontrar onde economizar, contanto que você contrate alguém com experiência, senão, o retorno será mais lento e ele aprenderá errando nos seus processos.

Mas, para o Setor começar a funcionar, prepare-se para antes se sobrecarregar um pouco mais.

Conseguindo todos os “Ok” para o Setor de Importação brotar no seu bailão, a transferência de funções dos seus ombros para o novo responsável demandará tempo e precisará ocorrer em doses homeopáticas.

Não bufa! Não adianta jogar todas as obrigações e mandar se virarem.

Primeiro, como com todo contratado, é preciso se acostumar com as particularidades da empresa com o Comércio Exterior, com os procedimentos internos, entender de quem é a responsabilidade de cada setor e pessoa, decorar o nome de todo mundo…

Segundo, para assumir as importações é necessário que conheça os prestadores de serviços, os exportadores, conhecer as peculiaridades logísticas e aduaneiras dos produtos e, claro:

Você deve estar disponível para responder todas as dúvidas que surgirem.

Então, paciência, dê suporte ao novo Setor de Importação, para ele não começar encarecendo as operações em razão de falha na comunicação.

E você, leitora(o)?

O que mais entende que deve ser considerado para iniciar um Setor de Importação? Participou dessa decisão ou implantação? Compartilhe sua experiência nos comentários para enriquecer o assunto.

Este artigo foi escrito com os amigos da LogComex e publicado originalmente em blog.logcomex.com


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Como os importadores causam gargalos nas próprias importações. Parte 2.

Esse artigo trata-se de uma continuação, por isso, recomendo ler antes a primeira parte nesse link.

E a batalha para importar continua: na primeira parte, nosso bravo despachante aduaneiro enfrentou tantos gargalos criados pelo dissimulado cliente que terminamos com o importador cotando o frete internacional somente depois da carga estar pronta para o embarque.

Muitos acreditam que a etapa do início até conseguir embarcar seja a mais complexa da importação. Então, com o embarque da nossa história realizado, concluímos que o pior já passou?

Não se depender deste nosso importador.

Não di$por de capital para pagamento das obrigações.

– Olá importador! Aqui é seu amigo Despachante Aduaneiro, nossa carga chegará no porto daqui 15 dias, então lhe enviei o numerário há poucos minutos.

– Já?!

– Na verdade demorou, o frete que você fechou fez transbordo na Índia, Itália, passou pelo canal do Panamá e ficou 10 dias parado em Santiago por causa dos protestos no Chile…

– Nossa, como o tempo passa rápido (risadas nervosas), mas só vou conseguir pagar daqui 20 dias.

– Não consegue dinheiro pelo menos para os impostos e armazenagem? Podemos negociar um prazo com o agente de carga.

– Não dá, pedi para ele enxugar tanto o frete que ele exigiu o pagamento para liberar o BL…

Até o pai do Chris já sabe que esse barato vai sair caro…

Empresas e pessoas passam por emergências financeiras que podem gerar situações como a que descrevi, mas não é sobre elas este texto.

O que é comum testemunhar são importadores que, assim que conseguem levantar capital para pagar o exportador, realizam o embarque sem se preocupar se haverá caixa para quando a mercadoria chegar no terminal de destino.

Pois é ao chegar no destino que precisamos começar a pagar os demais envolvidos, principalmente os Impostos, frete nacional e Internacional, armazenagem e despachante aduaneiro.

E mesmo havendo prazo com algum desses envolvidos, raramente eles serão longos o bastante para um fluxo de caixa incapaz de atender.

Não ter prioridade no trabalho para reduzir custos.

– Boas notícias, importador! Conseguiremos a liberação com o Ministério da Agricultura agora a tarde, poderemos carregar amanhã, pode me passar o contato da transportadora?

– Que bom, meu amigo despachante! Eu ainda estou negociando o valor. A transportadora me passou R$600,00, mas quero cinquentão de desconto, onde der para enxugar é sempre bom né?

– Importador… – Diz o Despachante cheio de trevas na voz.

– Diga, meu amigo!

– Se não carregarmos amanhã, VOCÊ VAI PAGAR MAIS R$900,00 DE ARMAZENAGEM.

– Tá…Vou fechar por R$600,00 e te mandar o contato deles.

– Sabia que podia contar contigo 😊

Quem nunca teve um cliente que era o melhor, quando estava em silêncio?

Salvo as situações em que o dólar despenca expressivamente (saudades), os custos de importação tendem a variar apenas para cima, especialmente se mercadoria já está no terminal de destino, pois não se pode dar ao luxo de sacrificar dias de armazenagem alfandegada para renegociar custos – o que deveria ter acontecido com antecedência.

E não apenas valores sobem, quanto mais demorar para sua mercadoria chegar a você, mais você a está submetendo a riscos como: greves de setor público, enchentes, roubo de carga, entre outros deveras comuns no Brasil.

Não automatizar o trabalho com sistemas.

– Importador, o caminhoneiro tá esperando a Nota Fiscal.

– Tá quase, tá quase! É que o guri que faz a NF ficou doente, então o chefe dele tá fazendo, mas ele nem lembra mais direito como alimenta as informações.

– O arquivo da D.I que eu mandei para gerar a nota não funcionou?

– Pelo que vi, é feito manual mesmo, do início ao fim :/

Do início ao fim.

Uma “atrasadinha” na NF pode ser o bastante para perder o horário de carregamento ou pagar por não ter comparecido, além do custo extra de armazenagem.

Ou você acha que o terminal alfandegado vai ter pena do importador parado no tempo?

Ignorar as novidades tecnológicas capazes de acelerar nosso trabalho, é ignorar a oportunidade de economizar tempo para que este seja utilizado no que é de fato complexo, pois quanto mais tempo temos para fazer o difícil, maior a chance dele ser realizado corretamente.

Além de não podermos ignorar as mudanças para sempre, pois também somos obrigados a nos adaptar ao novo. Quem fez despacho aduaneiro no papel teve que aprender a fazer no clássico Siscomex e, agora, todos precisamos nos adaptar ao Portal Único e todas as novidades vindo com ele.

A propósito, se estiver por fora da DUIMP, por exemplo, sugiro a leitura:

Saber que é possível melhorar, mas achar que a culpa é dos outros.

– Boa tarde, importador. O caminhão chegou certinho no armazém de vocês?

– Sim…Tudo certo…

– Algum problema?

– É que saiu caro e foi demorada a operação

– Em que momentos?

– Ah, desde para embarcar até o despacho.

– Mas eu te ligava diariamente para conseguirmos embarcar e no despacho tivemos canal verde, adiantei tudo que estava ao meu alcance.

– Ah não sei, acho que é o teu serviço que tá caro…

Mais um dos inúmeros mágicos momentos de gastrite que o comércio exterior proporciona.

Os sintomas por achar que a culpa são dos outros podem variar, podem aparecer na forma de comodismo de fazer da forma menos trabalhosa possível,  achando que brigar por preço é o único caminho, pela simples vaidade de não admitir que precisa melhorar ou (o sintoma que mais testemunhei):

Achar que o Comércio Exterior (e quem trabalha nele) precisa se adaptar ao importador.

O comércio exterior não está nem aí se você não fez fluxo de caixa, se não sabe definir o que é importante em cada momento ou como seria melhor para sua empresa. É o importador que deve se adaptar ao comércio exterior.

***

Operações de importação (e o mesmo para exportação) funcionam num grande trabalho em equipe, no qual é comum cobrarmos o progresso dos demais para que possamos realizar o próximo procedimento, mas além de pressionarmos quem está envolvido, é preciso que o importador busque sempre eliminar os próprios gargalos que ele mesmo causa na importação.

E você, leitora(o)?

Sofre com estes gargalos? Lembra de outros que sua empresa ou clientes causam? Também acha o “pai do Chris“ um ser humano maravilhoso? Contribua para que aprendamos também 😊.


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Quem é o Jonas?

É um cara que trabalha há mais de onze anos com comércio exterior, importação e continua apaixonado pela falta de rotina que essa vida tem! Aliando seu amor pela escrita, desenvolve de forma simples e bem-humorada, pois a leitura não precisa ser um fardo para ensinar.

E o que começou como hobby, rendeu a oportunidade de escrever e palestrar para empresas do ramo como Allog, Cheap2ship, Cronos, DC Logistics, Amtrans, Fazcomex, Logcomex, entre outras.

Quando não escreve, pratica artes marciais, enfrenta sua eterna sua pilha de livros, joga vídeo game desde o Atari e também curte ajudar os outros profissionalmente, seja trocando uma ideia ou com soluções para quem está em apuros.

Talvez ele possa te ajudar, que tal procurá-lo?